Agregar valor com documentação do processo

Qual é a documentação do processo?
Documentação do processo é uma combinação de um mapa de processo ou fluxograma e procedimentos escritos. Ele descreve como algo é feito. Ele descreve as etapas ou tarefas específicas de uma função de trabalho por isso é fácil de seguir. Esse trabalho pode ser feito via direita. Isso também significa que é repetível, portanto, se dois ou dez funcionários que executam as diferentes funções, todos podem fazê-lo da mesma maneira. Isso garante a qualidade do processo.

Por que é importante a documentação do processo?
Como mencionado anteriormente, a qualidade é uma razão. O melhor a documentação, os melhores funcionários pode seguir os procedimentos e que se traduz em menor variabilidade nos resultados do processo. Além da qualidade, documentação do processo nos ajuda a ver o que está funcionando eo que não é. Ele identifica as oportunidades para melhorar o processo.

Quem deve documentar o processo?
Você pode pensar que a pessoa que faz o trabalho deve documentar o que eles fazem, mas não há uma maneira melhor. Se um empregado vem realizando o processo por qualquer período de tempo são as chances do processo tornou-se rotina. Enquanto que o empregado tem íntimo conhecimento de como ele é feito, eles podem não ser capazes de documentar o processo, sem esquecer etapas porque de ocorrência de uma forma quase automática. Alguma vez chegou em seu carro e dirigiu em algum lugar quase como se você estivesse em piloto automático? É o mesmo com a documentação do processo.

Como vamos resolver isso? Conte com a ajuda de um estranho objetivo. Escolha alguém não familiarizado com a área a ser documentado. Pode parecer estranho, mas um estranho pode fazer as perguntas negligenciados e ver os passos esquecidos pela rotina.

Como documentar um processo?
Há muitas maneiras para documentar um processo. Algumas formas são melhores do que outros. Se você estiver utilizando um estranho para documentar o processo, você pode começar com uma visão geral de alto nível do processo. Isto pode ser feito num local de reunião simplesmente discutir os passos genéricos de um determinado processo.

A visão geral do processo torna-se uma espécie de roteiro que indica quais as funções a serem incluídos na documentação do processo. O próximo passo de documentar o processo vai parecer contra-intuitivo, mas ele realmente funciona. Começar a entrevistar os funcionários que lidam com as tarefas no final do processo. Pergunte a eles o que eles entradas desencadear parte do processo. Em seguida, ir falar com os funcionários que lidam com essas entradas. Continue até que são entradas são rastreados de volta ao início. Uma vez que todas as partes estão documentadas, basta invertê-los e colar o processo novamente juntos no fluxo lógico do princípio ao fim.

Próximo passo é validar o que foi capturado na etapa anterior. Observe cada etapa e verificar se a documentação realmente combina com o que você vê. Se não, adicione os detalhes ou corrigir o que foi documentado.

Uma vez que é completa, transferir as informações escritas em um diagrama de fluxo do processo. Usando o Microsoft Visio ou PowerPoint 2007 faz o mapeamento do processo fácil.

Conclusão
Nós discutimos o processo de documentação e é por isso que é importante. Também falamos sobre quem deve documentar e como ele deve ser feito. Documentação do processo permite que os funcionários sabem o que fazer. Documentação do processo adequada também ajuda os gestores a saber o que fazer quando algo dá errado. Além desses benefícios, documentação de processos ajuda a melhorar a comunicação com outros departamentos entender como funciona a sua área....